Tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho là gì? Lợi ích và cách áp dụng hiệu quả

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đang lựa chọn tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho bởi những lợi ích do nó mang lại. Vậy tiêu chuẩn 5S là gì? Sử dụng 5S có lợi ích gì? Và cách triển khai 5S như thế nào? Tất cả các vấn đề này đều sẽ được giải đáp thông qua bài viết dưới đây.

Tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho là gì?

Khái niệm 5S trong quản lý kho được sử dụng và nghe thấy lần đầu tiên là ở hãng Toyota của Nhật Bản. Hãng xe này đã sử dụng tiêu chuẩn 5S với mục đích giúp nâng cao hiệu quả, năng suất công việc của mỗi vị trí trong công ty.

Tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho được hiểu là tập hợp các quy tắc được đặt ra trong các tổ chức nhằm giúp nâng cao hiệu quả, năng suất làm việc. Quy trình 5S bao gồm: 

• Seiri (整理) – Sort – Sàng lọc: Phân loại, loại bỏ những thứ không cần thiết ra khỏi nơi làm việc.

• Seiton (整頓) – Set in order – Sắp xếp: Sắp xếp mọi thứ ngăn nắp theo một trật tự nhất định, an toàn, tiện lợi khi sử dụng.
• Seiso (清掃) – Standardize – Sạch sẽ: Vệ sinh sạch sẽ máy móc, thiết bị và nơi làm việc.
• Seiketsu (清潔) – Sustain – Săn sóc: Thường xuyên kiểm tra, duy trì tiêu chuẩn 3S ở trên.
• Shitsuke (躾) – Self-discipline – Sẵn sàng: Rèn luyện, tạo nên một thói quen, nề nếp, tác phong cho mọi người trong doanh nghiệp thực hiện tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho

Mục đích của 5S trong quản lý kho

Sử dụng tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho nhằm mục đích kịp thời xác định các yếu tố bất thường, nhìn nhận vấn đề một cách rõ ràng hơn. Thông qua đó, nhà lãnh đạo có thể loại bỏ được tối đa sự lãng phí thời gian và công sức, giúp tổ chức và quản lý hệ thống công việc một cách toàn diện. Tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho còn cung cấp môi trường làm việc lý tưởng, đảm bảo hiệu suất công việc luôn đạt hiệu quả cao nhất. 

Ý nghĩa của tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho

5S trong quản lý kho hàng là tiêu chuẩn được áp dụng phổ biến tại Nhật để tối ưu hóa năng suất và hiệu quả công việc đạt mức tốt nhất. Ở mọi nơi, mọi ngành, thì ý thức trách nhiệm và tinh thần tự giác của người thực hiện luôn được khơi dậy một cách tự nhiên.

Họ luôn tìm cách để công nhân của mình yêu thích và gắn bó với công việc. Điều này đã dần được lan truyền và áp dụng ở các nước khác. Tại Việt Nam, nhiều doanh nghiệp hay thậm chí là cơ quan hành chính cũng áp dụng tiêu chuẩn 5S để xây dựng và phát triển hệ thống quản lý chất lượng tốt hơn.

Lợi ích khi áp dụng quy tắc 5S trong vận hành kho

Nhờ áp dụng tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho mà năng suất làm việc trở nên hiệu quả, chuyên nghiệp hơn. Cụ thể như sau:

Bố trí kho hàng hợp lý, không gian trong kho gọn gàng, sạch sẽ hơn

Đây là lợi ích đầu tiên mà tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho mang lại. Nhờ các quy tắc 5S, kho hàng của doanh nghiệp được sắp xếp ngăn nắp, sạch sẽ, phân khu hàng hóa rõ ràng. Từ đó, mang lại sự chuyên nghiệp, thuận tiện trong quá trình vận hành kho, tiết kiệm không gian lưu trữ cho doanh nghiệp.

Nâng cao hiệu quả, năng suất làm việc trong kho

Một kho hàng ngăn nắp, sạch sẽ sẽ giúp người lao động cảm thấy thoải mái, tiết kiệm thời gian và thao tác hơn khi làm việc. Từ đó, nâng cao hiệu quả công việc. Ngoài ra, việc tuân thủ nghiêm túc quy trình 5S trong quản lý kho cũng giúp người lao động có trách nhiệm hơn với công việc.

Xây dựng thương hiệu chuyên nghiệp

Ngoài nhân viên, thỉnh thoảng cũng sẽ có khách hàng, đối tác sẽ tới thăm kho của bạn. Do đó, việc áp dụng quy tắc 5S trong vận hành kho chắc chắn sẽ khiến kho hàng của bạn trở nên sạch sẽ, gọn gàng. Từ đó, khách hàng sẽ cảm thấy thiện cảm, đánh giá sự uy tín, chuyên nghiệp của bạn.

Cách triển khai tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho hàng 

Trong các kho hàng, khi áp dụng tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho ta sẽ thực hiện theo từng quy tắc với các đầu mục công việc sau: 

Seiri (整理) – Sort – Sàng lọc

Đối với quy tắc này, khi áp dụng vào các kho hàng, chúng ta sẽ tiến hành xem xét, sàng lọc, phân loại, chọn lựa và loại bỏ những thứ không cần thiết ra khỏi kho hàng. Ví dụ: những thiết bị, nguyên vật liệu bị hỏng thì ta sẽ loại bỏ ra khỏi kho hàng hoặc đem đến khu vực khác.

Công việc này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm không gian sử dụng trong kho hiệu quả. Tùy vào quy mô doanh nghiệp, việc sàng lọc sẽ được thực hiện định kỳ với tần suất 1 đến 3 tháng/ lần.

Seiton (整頓) – Set in order – Sắp xếp

Sau khi sàng lọc, các doanh nghiệp cần sắp xếp lại các vị trí trong kho hàng và đây là lúc thực hiện S thứ 2. Ở giai đoạn này, ta sẽ thực hiện nghiêm chỉnh theo tiêu chí 5D: dễ tìm, dễ lấy, dễ lấy, dễ kiểm tra và dễ trả lại. Có nghĩa là, mọi trí cần phải đặt chính xác tại các vị trí của nó, các vị trí cần sắp xếp hợp lý nhằm thuận tiện nhất cho quy trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

Ví dụ: Đối với những kho lưu trữ các mặt hàng có thời hạn sử dụng ngắn như thực phẩm, dược phẩm…ta cần sắp xếp hàng hóa đúng theo nguyên tắc FIFO. Nghĩa là hàng hóa nhập kho trước sẽ xuất trước, hàng hóa nhẹ được đặt trên và hàng nặng sẽ được đặt dưới.

Seiso (清掃) – Standardize – Sạch sẽ

Nếu kho hàng của bạn đã thực hiện nghiêm chỉnh S1 và S2 thì đến giai đoạn S3 bạn sẽ thấy rõ kho hàng của mình đã sạch sẽ hơn nhiều. Ở giai đoạn này, công việc bạn cần làm chủ yếu là vệ sinh sạch sẽ kho hàng. Nghĩa là: 

• Đưa ra các quy định giữ gìn vệ sinh chung để nhân viên tuân thủ.
• Thực hiện vệ sinh toàn bộ nhà xưởng và xung quanh định kỳ.
• Vệ sinh, bảo dưỡng máy móc, thiết bị, dụng cụ làm việc để tăng tuổi thọ và năng suất sử dụng.

Vệ sinh kho hàng sạch sẽ không chỉ đảm bảo điều kiện tốt nhất để bảo quản hàng hóa an toàn mà đây còn là cơ hội ghi điểm cộng trong mắt các đối tác, khách hàng khi tới thăm kho hàng.

Seiketsu (清潔) – Sustain – Săn sóc

Tiêu chuẩn săn sóc đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc đánh giá 5S. Bằng việc thực hiện tốt S4, các hoạt động của 3S phía trên (sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ) sẽ được cải tiến, hoàn thiện dần, theo tiêu chuẩn đã đạt ra và tiến tới hoàn thiện 5S trong doanh nghiệp. 

Ở giai đoạn này, người quản lý cần đặt ra các mục tiêu và mong muốn tại nơi làm việc. Nhờ đó, mỗi nhân viên, nắm rõ nhiệm vụ của mình cũng như trách nhiệm chung với kho hàng để hướng tới xây một kho hàng sạch sẽ, gọn gàng với những nhân viên có phong cách làm việc chuyên nghiệp, đúng quy trình. 

Shitsuke (躾) – Self-discipline – Sẵn sàng

Yếu tố sẵn sàng đề cao tính trách nhiệm của mỗi cá nhân. Đó là tinh thần tự giác, tuân thủ các quy định, sẵn sàng thực hiện các nhiệm vụ được giao. 

Nguyên tắc 5S trong quản lý kho không được xem là nguyên tắc chỉ áp dụng 1 lần sẽ thành công. Mà đây được xem là tiêu chuẩn được thực hiện thường xuyên, có sự nghiêm khắc và kỷ luật nhất định để có thể đạt được mục đích cuối cùng: một kho hàng sạch sẽ, ngăn nắp với quy trình làm việc rõ ràng, chuyên nghiệp.

Làm thế nào để thực hiện tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho thành công

Sự hỗ trợ của lãnh đạo

Điều kiện đầu tiên để áp dụng thành công tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho là cần phải có sự hiểu biết và ủng hộ từ phía lãnh đạo để thành lập các nhóm công tác và chỉ đạo thực hiện.

Đào tạo nhân viên

Làm cho mọi người nhận thức được ý nghĩa thiết thực của tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho và cung cấp cho họ cách thực hiện. Khi đã được trang bị kiến thức, thấu hiểu lợi ích nổi bật của 5S, mọi người tự khắc sẽ chủ động tham gia.

Tự nguyện tham gia

Tinh thần tự giác là vô cùng quan trọng. Chỉ có mọi người tự nguyện tham gia thì mới có thể phát huy tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho một cách tối ưu nhất. Nếu không có sự tự nguyện, quy trình thực hiện sẽ diễn ra một cách rời rạc, mất đi sự liên kết và nhanh chóng đi đến thất bại.

Thực hiện lắp lại với tiêu chuẩn cao hơn trước

Khi đã thực hiện thành công tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho, chúng ta nên đặt ra một tiêu chuẩn ở mức cao hơn để không ngừng đổi mới và kích thích sự phát triển của bản thân.

Kệ kho hàng – công cụ hữu ích hỗ trợ thực hiện nguyên tắc 5S trong quản lý kho hiệu quả

Kệ kho hàng được biết đến như một thiết bị hỗ trợ quản lý kho hiệu quả. Kệ giúp sàng lọc hàng hóa theo từng chủng loại, sắp xếp gọn gàng trên các mâm tầng. Từ đó hỗ trợ công tác tổng vệ sinh kho, nâng cao hiệu quả công tác quản lý trong kho hàng.

Khi mua kệ chứa hàng do Hoàn Ngọc Rack cung cấp, bạn sẽ nhận được nhiều ưu đãi hấp dẫn như:

• Toàn bộ kệ chứa hàng đều được làm từ thép cán nguội loại 1 đạt chuẩn SPCC JIS G3141 với bề mặt được xử lý bằng sơn tĩnh điện tự động chống oxy hóa, mối mọt giúp kệ bền đẹp, tuổi thọ sử dụng cao.
• Cung cấp đa dạng các mẫu kệ với nhiều kích thước, kiểu dáng, tải trọng như kệ V lỗ, kệ trung tải, kệ Selective, kệ Double Deep,…
• Hỗ trợ giải đáp mọi thắc mắc, tư vấn nhiệt tình giúp khách hàng lựa chọn được sản phẩm phù hợp với nhu cầu.
• Mức giá ưu đãi khi Hoàn Ngọc Rack nhập hàng trực tiếp từ nhà máy sản xuất, không qua bất kỳ trung gian nào.
• Vận chuyển tận nơi, lắp đặt nhanh chóng, kịp thời.
• Chế độ bảo hành 5 năm, dịch vụ bảo dưỡng trọn đời.

Hi vọng với những thông tin chia sẻ về tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho trên đây, các bạn sẽ có thêm nhiều kiến thức bổ ích giúp quản lý kho hàng hiệu quả. Nếu bạn đã và đang tìm đơn vị cung cấp kệ chứa hàng hoặc có bất kỳ thắc mắc nào về quản lý kho, đừng ngần ngại liên hệ đến số điện thoại 0935 787 757 để được tư vấn chi tiết.